Política de privacidad

Políticas de Artefactos American SAS para el tratamiento de datos personales
Entrada en vigencia: Noviembre 1 de 2016

ARTEFACTOS AMERICAN S.A.S es respetuosa de los datos personales e información que le suministran sus proveedores, clientes o empleados registrados en su base de datos. La presente Política de Privacidad explica cómo realizamos la recopilación, tratamiento y protección de los datos que son suministrados por nuestros proveedores, clientes o empleados. Por medio del diligenciamiento del formulario de datos, estos declaran que han sido debidamente informados y que aceptan de forma inequívoca las políticas y finalidades de tratamiento aquí descritas.

1. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS. El responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales de los proveedores, clientes y empleados es la sociedad ARTEFACTOS AMERICAN S.A.S., con número de identificación tributaria NIT. 860.002.066-5; domiciliada en la ciudad de Bogotá, Colombia en la dirección Calle 5C 53F-60; teléfono: (57) (1) 2603534 – 4191766 y correo electrónico info@arteamerican.com.co.
2. FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS. La base de datos manejada por ARTEFACTOS AMERICAN S.A.S., constituida por la información y los datos personales otorgados por los proveedores, clientes y empleados, tiene como finalidad principal la comunicación con ellos para efectos de nuestra relación de carácter comercial o laboral.

Mantener informados (por diferentes medios) a nuestros clientes de los productos y/o servicios que les podemos ofrecer.

Suministrar información a Sociedades vinculadas a ARTEFACTOS AMERICAN S.A.S., con fines exclusivamente estadísticos. Centrales de información financiera y crediticia que administren información financiera, crediticia, comercial y de servicios relativa a la forma como las personas y las compañías han cumplido con sus obligaciones de crédito.

Informar a las entidades públicas o administrativas que lo soliciten en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

Utilizar la información para que se realicen todas las gestiones administrativas, financieras y de mercadeo relacionadas directamente con el giro ordinario de nuestras actividades

Recurso Humano: el Tratamiento de los datos se realizará para la vinculación, desempeño de funciones o prestación de servicios, retiro o terminación del contrato laboral (incluye, entre otros, empleados, ex empleados, practicantes y aspirantes a cargos).

Datos de Proveedores: Para el cumplimiento de obligaciones legales y/o contractuales, tales como pagos, reportes de pagos, reportes que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar, atención de consultas, peticiones y/o solicitudes; Para iniciar o atender acciones y/o reclamos; Para realizar auditorías, enviar invitaciones para participar en proceso de contratación, para solicitar cotizaciones y/o información sobre productos y servicios.

Datos de Clientes o potenciales clientes: Para cumplir con las obligaciones legales y/o contractuales tales como facturación, reportes de pagos o que por ley o por políticas internas se tiene la obligación de realizar; Para la atención de consultas, peticiones y/o solicitudes; Para iniciar y/o atender acciones y/o reclamos. Para el mantenimiento y desarrollo de la relación comercial; Para llevar a cabo actividades de Mercadeo, promoción o publicidad; realizar actividades de inteligencia de Mercados, realizar encuestas, enviar Mensajes de Texto, realizar campañas de fidelización, realizar alianzas comerciales para generar valores agregados, dar a Conocer noticias e información de los productos y/o servicios y de interés general; Para cumplir con las normas de conocimiento del cliente exigidas por el sistema financiero y las normas de prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo; Para verificar deudas con el estado; Para indagar sobre sus bienes.

3. DATOS QUE SE OBTENDRÁN DE LOS PROVEEDORES, CLIENTES Y EMPLEADOS. Artefactos American S.A.S. podrá pedir a sus Proveedores, Clientes y Empleados los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad de la Base de Datos, los cuales son -entre otros- Nombre, dirección, ciudad de residencia, teléfono, celular, e-mail, régimen tributario, tipo de contribuyente.
4. AUTORIZACIÓN PARA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. Mediante el envío de sus datos personales una vez se ha tenido acceso a la presente Política de Privacidad, los Proveedores, Clientes y Empleados otorgan a Artefactos American S.A.S. su autorización expresa, informada e inequívoca para el almacenamiento y tratamiento de sus datos personales.
5. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ALOJADOS EN LA BASE DE DATOS DE ARTEFACTOS AMERICAN S.A.S. Artefactos American S.A.S. recolectará, almacenará, usará, procesará y circulará los datos personales y otra información de los Proveedores, Clientes y Empleados únicamente para las finalidades descritas y usos autorizados en esta Política de Privacidad y/o en las leyes vigentes. En consecuencia, los Proveedores, Clientes y Empleados autorizan expresamente a Artefactos American S.A.S., entre otros tratamientos acordes con las finalidades de datos, para la recolección, almacenamiento, uso y circulación de sus datos personales para los siguientes propósitos y en las siguientes circunstancias: (i) Establecer comunicación entre Artefactos American S.A.S y los Proveedores, Clientes y Empleados para cualquier propósito relacionado con la relación comercial o laboral. (ii) Suministrar a las autoridades competentes la información que sea requerida en cumplimiento de las leyes, regulaciones o procesos judiciales o administrativos, (iii) Ceder, mover, trasladar o modificar la titularidad de la Base de Datos a otras sociedades o personas jurídicas en caso de reorganización empresarial (iv) Confirmación de información, presentación de propuestas, confirmación de datos y facturación de bienes y servicios.”
6. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARA NUEVOS USOS. En caso de una nueva finalidad diferente a la expresada en la presente Política de Privacidad y en los Términos y Condiciones, Artefactos American S.A.S solicitará la autorización expresa de los Proveedores, Clientes y Empleados.
7. INFORMACIÓN Y DATOS DE MENORES DE EDAD. Artefactos American S.A.S no usa, ni almacena, o realiza tratamiento alguno sobre datos personales de menores de edad. Si, por algún error, se llega a tener almacenada información de un menor de edad, esta será suprimida de nuestras bases de datos de forma inmediata, una vez se conozca que el dato pertenece a un menor de edad.
8. ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES. Los Proveedores, Clientes o Empleados autorizan expresamente a Artefactos American S.A.S para que este los almacene de la forma que considere más oportuna y cumpla con la seguridad requerida para la protección de los datos.
9. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN. Las medidas de seguridad con las que cuenta Artefactos American S.A.S buscan proteger los datos de los Proveedores, Clientes y Empleados en aras de impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. Para ello Artefactos American S.A.S de forma diligente implementa medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que razonablemente están a su alcance, dentro de las cuales se encuentran las obligaciones contractuales de privacidad y confidencialidad en cabeza de los empleados, contratistas y proveedores de Artefactos American S.A.S. Con todo, se reconoce que no existe un método que sea totalmente seguro, por lo cual no se puede garantizar la seguridad absoluta. En estos términos se acepta esta forma de protección, declarando que la considera suficiente para todos los propósitos.
10. DERECHOS DE LOS PROVEEDORES, CLIENTES Y EMPLEADOS. Artefactos American S.A.S. informa a sus Proveedores, Clientes y Empleados que, conforme a la legislación vigente, ellos tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento.

a. Área encargada de peticiones, consultas y reclamos. El área encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización es el Área Privacidad.

b. Procedimiento para ejercer sus derechos. En caso de que desee ejercer sus derechos, el Proveedor, Cliente o Empleado deberá enviar un correo electrónico o físico a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad. El procedimiento que se seguirá para dichas comunicaciones, serán los que se indican a continuación:

c. Peticiones y Consultas Sobre Datos Personales. Cuando el titular de los datos desee consultar la información que reposa en la base de datos, Artefactos American S.A.S responderá la solicitud en plazo de máximo diez (10) días. En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, se le expresará los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

d. Revocación de autorización, retiro o supresión de la Base de Datos. Artefactos American S.A.S garantiza al Proveedor, Cliente o Empleado la desafiliación de nuestra base de datos cuando así lo desee. La revocación de su autorización, solicitud de retiro o supresión de sus datos de la Base de Datos se podrá hacer de forma expedita e inmediata.

e. Reclamos Sobre Datos Personales. Cuando el titular de los datos considere que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán hacerlo de forma expedita e inmediata, por medio de un mensaje al e-mail registrado aquí. En caso de que por alguna circunstancia esto no sea efectivo, o si el Proveedor, Cliente o Empleado lo prefiere, podrá presentar el correspondiente reclamo ante Artefactos American S.A.S, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a Artefactos American S.A.S con la identificación (NIT o C.C.), la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y se anexarán los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, Artefactos American S.A.S podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que Artefactos American S.A.S no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al Proveedor, Cliente o Empleado, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos. 2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al Proveedor, Cliente o Empleado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11. CONTACTO. Cualquier duda o información adicional será recibida y tramitada mediante su envío a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad.
12. PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS. Los datos incorporados permanecerán vigentes durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad antes señalada.
13. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD. Cualquier cambio sustancial que hagamos en nuestra política de privacidad, será publicado en nuestras páginas web. Para el caso de cambios sustanciales o que afecten de forma importante a nuestros Proveedores, Clientes o Empleados, comunicaremos de dichos cambios mediante correo electrónico.
14. UTILIZACIÓN FRAUDULENTA DE NUESTRA MARCA: Artefactos American SAS no será responsable por el tratamiento de datos que sean captados por terceros inescrupulosos que utilicen de manera abusiva nuestra marca. Para cualquier duda relacionada con la legitimidad o veracidad de alguna publicidad que se haga en nombre de Artefactos American SAS, el Proveedor, Cliente o Empleado podrá comunicarse a los datos de contacto indicados en la presente Política de Privacidad.
15. LEGISLACIÓN VIGENTE. La legislación nacional vigente en materia de protección de datos personales está contenida en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la Ley 1266 de 2008, y demás normas concordantes

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